TUGAS II
I. PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN
1.1 Definisi Pengorganisasian.
Organisasi adalah
sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu
kerja sama untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan.
Pengertian Pengorganisasian seperti
telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan
fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses
kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber,
dan lingkungannya.
1.2
Definisi Struktur Organisasi
Struktur organisasi
adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur
organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana
fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan
(koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan
spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
a. Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar
departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang
terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana
paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini
adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan,
ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan
utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah
organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya
yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.
b. Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan
yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen
fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan
keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi ada
kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat
efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa
menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat
mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah
ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang
untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi
masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan
terprogram yang mapan.
c. Struktur matriks
Struktur matriks adalah sebuah
struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan
departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di
agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan
pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah,
universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks
menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk.
Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para
spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan
pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya
mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka
rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain
pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini
memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat
waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini
memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan
sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya
menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.
Karakteristik struktural paling nyata
dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga
karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki
rantai komando ganda.
1.3 Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen
Pengorganisasian
sebagai Salah satu Fungsi Manajemen. Setelah kita telah mempelajari perencanaan
sebagai salah satu fungsi manajemen,tentunya kita harus mempelajari fungsi
manajemen lainnya.Salah satu fungsi manajemen adalah mengetahui
pengorganisasian yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena
dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada
dalam organisasi,baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya
lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai
fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan
manajemendalam setiap organisasi.Fungsi manajemen lainnya yaitu
pengorganisasian,yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena
dalam pengorganisasian seluruh sumber(resources) baik berupa manusia maupun
yang nonmanusia harus diatur dan paduakan sedemikian rupa untuk berjalannnya
suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pemahaman tentang
pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan memberikan kejelasan
bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan selesai,tanpa diikuti
oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada di dalam
organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
II. ACTUATING DALAM MANAJEMEN
2.1 Definisi Actuating
Actuating adalah suatu
tindakan untuk mengusahakan agarsemua agar semua anggota kelompok berusaha
untuk mencapaisasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan
usaha-usahaorganisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agarmau
bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secarabersama-sama untuk
mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.Dalam hal ini yang dibutuhka adalah
kepemimpinan.Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untukmelaksanakan
secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, makamanajer mengambil
tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah,
komunikasi dan conseling( nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi “
mencakup kegiatan yangdilakukan seorang manager untuk mengawali dan
melanjutkankegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan
danpengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai.Dari seluruh rangkaian
proses manajemen, pelaksanaan(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling
utama. Dalamfungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungandengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsiactuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubunganlansung
dengan orang-orang dalam organisasi.
2.2 Pentingnya Actuating
Fungsi
actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan
orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang
berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya
manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang
ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.
Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan
kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi yang telah ditetapkan.
2.3 Prinsip Actuating
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar
manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti
dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen,
pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia,
juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia
dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola
hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh
pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a. Prinsip mengarah pada
tujuan
Tujuan pokok dari
pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses
pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai
tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan
fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain
seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan
yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan
bawahan.
b. Prinsip keharmonisan
dengan tujuan
Orang-orang bekerja
untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan
perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan
kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan
kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi
oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk
memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi
apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka
menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Prinsip kesatuan
komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting
untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para
bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan
hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian
instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk
memperoleh hasil maksimal.
III. MENGENDALIKAN
FUNGSI MANAJEMEN
3.1
Definisi Mengendalikan
Definisi mengendalikan adalah suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
3.2 Langkah – Langkah dalam Control
Mockler (1984) membagi
pengawasan dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan standar
dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud
adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang
terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja
tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi
dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses
pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan
Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi
kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga
penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat
diketahuilebihdahulu.
3. Menetapkan Apakah
Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan
membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah
ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa
segala sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil Tindakan
Korektif
Proses pengawasan
tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang
terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan
penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui
dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau
kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.
3.3 Tipe-tipe Control
Tipe pengendalian
manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1. Pengendalian preventif (prefentive
control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan
perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2. Pengendalian operasional
(Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program
yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk
menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3. Pengendalian kinerja. Pada tahap
ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok
ukur kinerja yang telah ditetapkan.
3.4 Kontrol Proses Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer mempengaruhi
anggotanya untuk melaksanakan strategi organisasi. Dari hal ini dapat diambil
beberapa hal berikut :
a. Sifat Kepuasan
Keputusan
pengendalian manajemen dibuat dalam kerangka kerja sesuai dengan strategi
organisasi. Tanpa pedoman yang jelas akan sulit menjalankan pengendalian
manajemen yang benar. Manajer dalam hal ini mempunyai pertimbangan yang bisa
saja lain dari yang telah ditetapkan asalkan baik untuk peningkatan prestasi
unit bisnisnya
b. Sistematis dan Ritmis
Dalam
proses pengendalian manajemen, keputusan yang dibuat berdasarkan prosedur dan
jadwal yang dilakukan berulang-ulang tahun demi tahun.
c.
Pertimbangan Perilaku
Proses pengendalian manajemen melibatkan
interaksi antara individu dan interaksi tersebut tidak sistematis. Seorang
manajer mempunyai tujuannya sendiri-sendiri. Yang harus dilakukan adalah
menyelaraskan tujuan tersebut sesuai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Hal
ini disebut keselarasan tujuan yang berarti tujuan pribadi anggota organisasi
seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi.
d. Alat Untuk Mengimplementasikan Strategi
Sistem pengendalian manajemen adalah alat untuk
mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan. Jadi
pengendalian manajemen memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen
hanya salah satu cara bagi manajer untuk menerapkan strategi yang diinginkan.
Strategi yang dapat diterapkan selain pengendalian manajemen adalah melalui
pendekatan struktur organisasi, manajemen sumber daya dan budaya.
e.
Proses Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen melibatkan hubungan
antara atasan-bawahan. Pengendalian dilakukan melalui tingkat atas hingga ke
bawah. Proses ini meliputi aktivitas komunikasi, motivasi dan evaluasi.
f.
Metodologi Pengendalian Manajemen
Penerapan proses pengendalian manajemen yang
telah diuraikan diatas memerlukan tiga bentuk aktivitas yaitu menentukan
tujuan, pengukuran prestasi dan evaluasi prestasi. Menurut David Outley proses pengendalian
manajemen dirancang untuk menjamin bahwa tugas rutin dijalankan oleh seluruh
anggota organisasi yang secara bersama-sama membantu tercapainya tujuan
organisasi secara keseluruhan.
g.
Perumusan
Strategi
Perumusan strategi adalah proses memutuskan atas tujuan organisasi dan
langkah-langkah yang diambil untuk mencapai tujuan tersebut. Strategi yang
diambil oleh perusahaan tidak tertutup kemungkinan untuk diuji kembali atau
dilakukan perubahan dimana perlu. Kebutuhan untuk mengubah strategi biasanya
disebabkan oleh ancaman atau untuk memperoleh keuntungan yang lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Dimas
Bakhti Saputra, (2010). Actuating
Manajemen. Sekolah Tinggi Pariwisata Bandung
Munandar,
(2008). Psikologi Industri dan
Organisasi. Universitas Indonesia. Jakarta
http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=50968
Tidak ada komentar:
Posting Komentar